Wie funktioniert die Projekt Suche auf Freelancer Plattformen?

Einkauf 4.0

Agile Dienstleister-Beauftragung in Zeiten der Digitalisierung und Industrie 4.0

Digitale Transformation im Einkauf

Die digitale Transformation stellt auch für den Einkauf eine große Herausforderung dar: Dienstleistungen, Software und Hardware müssen in notime und on-demand beschafft werden, da in agilen Projekten eine mittelfristige Ressourcenplanung oft nicht möglich ist. Will der Einkauf hier nicht zum Bremsklotz werden, so müssen auch die Beschaffungsprozesse an die höheren Taktzahlen angepasst werden.
Die Gefahr besteht auch, dass es zu einer Umgehung des Einkaufs kommt und dass die Fachbereiche in Eigenregie Leistungen beauftragen, wenn der Einkauf nicht mithalten kann. Maverick Buying ist die Konsequenz.
Besonders deutlich wird dies bei der Beschaffung von Dienstleistungen. Was kann der Einkauf tun, wenn die Fachseite nach einem Experten für 4D-Druck oder einen Azure IoT-Spezialisten schreit? Mit ziemlicher Sicherheit werden die Rahmenvertragspartner nicht liefern können. Oft wird in einer solchen Situation die Fachseite selbst die Beschaffung in die Hand nehmen.

Fachbereiche und Einkauf

Dem erfahrenen Einkäufer sträuben sich die Nackenhaare: Die Zeiten der Kopf-Monople, die sich jeder Steuerung entzogen haben, schienen überwunden. Aber wie ein Zombie taucht dieses Schreckgespenst erneut in Erscheinung.
Damit Agilität nicht zur Rechtfertigung für unkontrolliertes Maverick Buying wird, muss der Einkauf für agile Prozesse sorgen, die einerseits die Fachbereiche in die Lage versetzen, wichtige Teile des Beschaffungsprozesses selbst zu verantworten, andererseits aber für die notwendige Transparenz und Steuerbarkeit sorgen.
Dies gelingt am ehesten auf der Basis von digitalen Plattformen. Wenn der Einkauf z.B. noch keine Rahmenvereinbarungen mit einer Hotelkette getroffen hat, so könnte eine einfache Regel die Buchung eines Hotels auf www.booking.com erlauben, wenn dieses maximal um 10% teurer ist als das günstigste 4Sterne-Hotel im Umkreis des Zielorts.

Agile Ausschreibungsfunktionen zur Verhinderung von Maverick Buying

Dies lässt sich auch auf die Beschaffung von Dienstleistern übertragen. Hierfür benötigt man ein Kategorien-System, wie es z.B. freelance pages bietet. Dienstleistungen werden damit vergleichbar gemacht.
Auf freelance pages gibt es eine Ausschreibungsfunktion über die Sie eine Anfrage an alle verfügbaren Freelancer in eine Kategorie, die Ihren Anforderungen genügen, versenden können. Sie können also z.B. eine Anfrage an alle IT-Projektmanager versenden, die über eine PMP-Zertifizierung verfügen und als Schwerpunkt ‚agiles Projektmanagement‘ angegeben haben. Die adressierten Dienstleister beantworten Ihre Anfrage mit einem Gebot (Tagessatz all-in). Sie können nun die Auswahl dem Fachbereich überlassen. Diese müssen allerdings gute Gründe haben, wenn sie sich für einen Kandidaten am hochpreisigen Ende der Skala entscheiden und nicht für einen kostengünstigen Dienstleister. Der Prozess wird dadurch steuerbar und ist trotzdem agil.

Vertragsabschluss

Damit Sie nicht mit jedem Freelancer einen separaten Vertrag aushandeln können, gibt es auf freelance pages einen Standardvertrag, der alle wichtigen Bereiche abdeckt und Fallstricke vermeidet, die zur Scheinselbständigkeit führen können.
Bei Bedarf können Sie auch eigene Vertragsmuster oder Templates hinterlegen. Dadurch lässt sich die Plattform gut in unternehmensinterne Prozesse einbinden. Compliance-Anforderungen bleiben somit unberührt.
Mit Hilfe von Plattformfunktionalitäten können Sie so Prozesse implementieren, die den Anforderungen der Steuerbarkeit und Agilität gleichzeitig gerecht werden.

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